Responsable del tratamiento
- Responsable
- Samuel Herrera, médico y nutriólogo clínico (en adelante, “el Responsable”)
- Identificación
- C.C. o NIT pendiente
- Dirección
- Torre Médica Consultorios del Sur, piso 11, consultorio 1110. Cra 48 No 46A sur 107, Envigado, Antioquia
- Correo
- contacto@samuelherreranutriologo.com
- +57 324 260 4728
- Sitio web
- samuelherreranutriologo.com
Las consultas y reclamos sobre datos personales los atiende Valentina (nombre completo), de atención al paciente, por los canales indicados en la sección de procedimiento.
Marco legal
- Constitución Política, artículos 15 y 20.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012, de protección de datos personales.
- Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único 1074 de 2015.
- Ley 23 de 1981 (ética médica) y Resolución 1995 de 1999 (manejo de la historia clínica).
- Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud (retención y conservación de la historia clínica).
Definiciones
- Titular: la persona a quien se refieren los datos.
- Tratamiento: cualquier operación sobre los datos: recoger, guardar, usar, circular o suprimir.
- Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud.
- Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable, por ejemplo un proveedor de software.
- Radicado: número único que identifica cada consulta, reclamo o PQRS para hacerle seguimiento.
Principios
Tratamos los datos según los principios de la Ley 1581: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En la práctica: solo pedimos lo que necesitamos para una finalidad que le informamos, no lo usamos para otra cosa sin su autorización y lo protegemos con reserva médica.
Datos que recogemos y para qué
| Base de datos | Qué datos | Finalidad |
|---|---|---|
| Pacientes | Identificación y contacto; historia clínica; datos de salud, composición corporal, exámenes y fotografías clínicas cuando aplica. | Atención médico-nutricional, seguimiento, facturación y cumplimiento de obligaciones legales. |
| Personas interesadas | Nombre, teléfono, ciudad, motivo de consulta y respuestas del cuestionario “Evalúa tu caso” (las de salud son opcionales). | Responder, orientar y agendar la primera consulta. Enviar información solo si lo autoriza. |
| Instituciones y aliados | Datos de contacto de representantes de instituciones, marcas, empresas y especialistas. | Preparar propuestas, ejecutar contratos y coordinar la atención de pacientes referidos. |
| PQRS | Datos del solicitante, contenido de la solicitud, soportes y respuesta. | Atender y dejar trazabilidad de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y solicitudes sobre datos personales. |
| Navegación | Preferencias y, si lo acepta, datos de uso del sitio mediante cookies. | Hacer funcionar el sitio y, con su permiso, medir visitas y anuncios. Ver la política de cookies. |
Datos sensibles y de menores
Los datos de salud son sensibles. Para tratarlos pedimos su autorización explícita y le informamos que no está obligado a entregarlos fuera de lo necesario para la atención. En el sitio web, toda pregunta de salud se puede omitir.
Los datos de niñas, niños y adolescentes se tratan respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal y, cuando sea posible, teniendo en cuenta su opinión.
Autorización
Pedimos su autorización antes de recoger sus datos, por escrito, de forma electrónica (casillas en los formularios del sitio) o por una conducta que permita concluir que la dio, como escribirnos por WhatsApp después de leer el aviso de privacidad. Guardamos la prueba de esa autorización: la fecha, el medio y el texto que aceptó.
No se necesita autorización cuando la ley lo exceptúa, por ejemplo en urgencias médicas o por orden de una autoridad.
Derechos del titular
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado del uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías de la ley, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder de forma gratuita a sus datos.
Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien estipule a favor de otro, acreditando su calidad.
Proveedores y transferencias
Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, con acuerdos que les exigen confidencialidad y seguridad. Entre ellos:
- Software de historia clínica (Himed, confirmar).
- App Nutrium, para el plan y el seguimiento del paciente.
- WhatsApp Business y el asistente de mensajes (Chatfuel), para agendar y responder.
- Proveedores de correo, alojamiento del sitio web y medición, según la política de cookies.
Algunos de estos proveedores guardan información fuera de Colombia. Cuando eso ocurre, la transferencia se hace a países con niveles adecuados de protección o con su autorización, según la ley.
No vendemos ni cedemos sus datos a terceros para fines comerciales. Con médicos aliados solo compartimos la información necesaria para su atención y con su autorización.
Seguridad
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar el acceso no autorizado, la pérdida o la alteración de los datos: acceso restringido a la historia clínica, cuentas con contraseña, reserva profesional del equipo y proveedores con estándares de seguridad.
Cuánto tiempo guardamos los datos
| Información | Tiempo de conservación |
|---|---|
| Historia clínica | Mínimo 15 años desde la última atención (Resolución 839 de 2017): 5 en archivo de gestión y 10 en archivo central. |
| Personas interesadas que no se volvieron pacientes | 24 meses desde el último contacto, salvo que pidan antes su supresión. |
| Registro de PQRS y sus soportes | 5 años desde la respuesta, para responder ante la SIC u otra autoridad. |
| Prueba de autorizaciones | Mientras se traten los datos y hasta 5 años después. |
| Preferencias de cookies | Según la política de cookies. |
Cumplido el plazo, los datos se suprimen o se anonimizan de forma segura.
Procedimiento de consultas y reclamos
Canales
- Formulario de PQRS del sitio web.
- Correo: contacto@samuelherreranutriologo.com
- Por escrito en el consultorio.
Qué debe incluir la solicitud
- Nombre e identificación del titular (o de quien actúa en su nombre, con el documento que lo acredite).
- Descripción clara de lo que pide: conocer, actualizar, rectificar, suprimir, revocar la autorización o pedir prueba de ella.
- Correo o teléfono donde recibir la respuesta.
- Los documentos que quiera hacer valer, si los hay.
Plazos
| Tipo | Plazo de respuesta | Si no alcanzamos |
|---|---|---|
| Consulta (conocer sus datos) | 10 días hábiles desde el recibo | Le avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más. |
| Reclamo (corregir, actualizar, suprimir, revocar o denunciar un incumplimiento) | 15 días hábiles desde el día siguiente al recibo | Le avisamos el motivo y respondemos en máximo 8 días hábiles más. |
Si el reclamo está incompleto, le pedimos dentro de los 5 días siguientes que lo complete. Si pasan 2 meses sin respuesta suya, se entiende que desistió. Cuando recibimos un reclamo completo, en máximo 2 días hábiles marcamos el dato como “reclamo en trámite” hasta resolverlo.
Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, el titular debe haber agotado este trámite ante el Responsable.
Registro y trazabilidad
Cada consulta, reclamo o PQRS recibe un número de radicado único con el formato PQRS-AAAAMMDD-XXXX, que se informa al titular al recibirla. Con ese número se registra en el libro de PQRS:
- Radicado, fecha y hora de recibo y canal por el que llegó.
- Tipo de solicitud, titular y datos de contacto.
- Fecha límite de respuesta, calculada en días hábiles.
- Estado: recibida, incompleta, en trámite, prorrogada, respondida o cerrada.
- Fecha de la marca “reclamo en trámite”, cuando aplica.
- Fecha, medio y resumen de la respuesta, y quién la dio.
El registro se conserva por el tiempo indicado en la sección de conservación y está disponible para el titular y para la autoridad que lo solicite. El titular puede preguntar en cualquier momento por el estado de su solicitud citando el radicado.
Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 4 de noviembre de 2026. Si la cambiamos de forma sustancial, lo informaremos en este sitio y, cuando corresponda, pediremos una nueva autorización. Las versiones anteriores se conservan para consulta.